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ストレスチェックから始める職場の活性化 / STRESCOPE
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ストレスチェックを実施した後は、集団分析を行い、その結果を職場環境の改善に役立てることが推奨されています。
うつや適応障害などによって休職者が出ると、会社の生産性が落ちたり、残された社員の負担が大きくなったりして、組織全体のやる気が低下する恐れがあります。その結果、退職者が出て、残った社員にさらに負担がかかるという悪循環に陥る可能性があります。
こうしたメンタルヘルス不調を発症しないためには、自分自身でストレスに適切に対処するセルフケアも大切ですが、良好な職場環境を作ることも欠かせない要因です。そのためストレスチェック制度では、集団分析によって組織全体のストレス状況を把握し、職場環境を改善することを目的のひとつとしているのです。
ストレスチェックの結果を活用することで、従業員の休業発生を未然に防ぎ、労働生産性の低下を防ぐなど、会社の健康経営にもつなげることができます。
しかし実際には、集団分析の結果を見てみても、それを受けてどのようなアクションに繋げれば良いかを悩む方は多いようです。この記事では、集団分析の結果、特に「仕事の量的負担が大きい」という結果が出た場合、その結果をどう読み解き、職場環境をどう改善すればよいか、具体的な方法を詳しくご説明します。
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ストレスチェックは一般的に57項目の設問から成りますが、この設問は大きく分けると以下の３つ領域から成り立っています。
1.ストレスの原因と考えられる因子
2.ストレスによって起こる心身の反応
3.ストレス反応に影響を与える他の因子
仕事の量的負担はこのうち「1. ストレスの原因と考えられる因子」のなかの1つの尺度とされています。
仕事の量的負担に関する設問には、以下の3つの設問が該当します。
・非常にたくさんの仕事をしなければならない
・時間内に仕事が処理しきれない
・一生懸命働かなければならない
この3つの設問に対し、それぞれ以下4つの選択肢の中から1つ回答します。
そして1つの選択肢に対し、それぞれ点数が以下の通り決められています。
・そうだ…………1点
・まあそうだ……2点
・ややちがう……3点
・ちがう…………4点
設問に対する3つのそれぞれの回答から決まった計算式（参考：厚生労働省ストレスチェックマニュアル）を用いて計算し、仕事の量的負担の程度を明らかにします。
ストレスチェックの重要な目的の一つは、「集団分析を行い、職場環境を改善すること」です。そのため、個人の結果だけでなく、組織全体で見たときに特定の組織がどのような傾向にあるのかを把握することが大切です。
そこで、一般的な集団分析でよく用いられる職場のストレス判定図を用いて、「仕事の量的負担が高い」と判定された組織について、結果の読み解き方とその後の具体的な対策について考えていきましょう。
ストレスチェックの集団分析では、一般的に「職場のストレス判定図」というものを用いて分析します。
以下の通り職場のストレス判定図には2種類があり、ひとつは仕事の量的負担と仕事のコントロール（仕事の裁量権）を要因としてプロットされる「量―コントロール判定図」＜左＞、もうひとつは、上司の支援と同僚の支援から作成される「職場の支援判定図」＜右＞です。判定図上の斜めの線は仕事のストレス要因から予想される疾病休業などの健康問題のリスクを標準集団の平均を100として表しているものです。
たとえば、ある部署の健康リスクが120の場合は、その部署において健康問題が起こるリスクが全国一般と比較して20%高いと判断されます。
A：左の「量ーコントロール判定図」においては、図の横軸が「仕事の量的負担」、縦軸が「仕事のコントロール」です。図の右側に行くほど量的負担が高く、図の下に行くほど仕事のコントロール(裁量)が低い、というように読み取れます。
B：右の「職場の支援判定図」では、左に行くほど上司の支援が低く、下に行くほど同僚の支援が低いというように読み取れます。
この仕事の「量ーコントロール判定図」において、「仕事の量的負担が高い」と判定された組織に対しては、どのような対策が考えられるでしょうか。
「仕事の量的負担が高い」というと、どのようなイメージがあるでしょうか。
多くの方は「長時間労働」や「過重労働」といったネガティブなイメージをお持ちかと思います。
もちろん、過重労働は労働災害を引き起こすリスクを高めるため、会社は法令を遵守し、適切な対策を講じる必要があります。
(参考：厚生労働省資料：過重労働による 健康障害を防ぐために)
一方で、仕事量が多くても必ずしも心身のストレス反応に繋がるとは限りません。例えば仕事のコントロール度、つまり裁量権が大きく自分で仕事の進め方を決まられる場合には、仕事量が多くてもストレスを感じにくいことがあります。また、上司や同僚からのサポートが充実している場合も同様です。
もし高ストレス群と非高ストレス群と分けたときに、高ストレス群の方が明らかに仕事の量的負担が高く、総労働時間も他組織より多かったり、従業員からも「仕事量が多くストレスに感じている」という声が挙がったりしている場合は、仕事の量的負担がストレスの要因であると推察できます。一方で、仕事の量的負担は高いが高ストレス群と非高ストレス群で大きな差がみられず、従業員からも「仕事量は多いが、それ自体はストレスに感じていない」という意見があった場合は、ストレス反応に影響を与えているのは他の要因である可能性があります。
そのため、単純に「仕事の量的負担が高い＝悪いこと」と判断するのではなく、その他の項目(仕事のコントロールや職場の支援状況等)や、総労働時間などの客観的情報、従業員の意見などもあわせて把握し、仕事の量的負担が実際にどのような形で心身のストレス反応に影響を与えているのか、注意深く状況を確認するようにしましょう。
仕事の量的負担が高い傾向が認められた場合、会社として組織改善のために行うべき取り組みについて詳しくご説明します。
まずは仕事の量的負担がどのような形で社内であらわれているのか、実態を把握することが大切です。
そのために最も重要なのは、「従業員の声」を聞くことです。
普段の業務のなかで仕事の量的負担について従業員がどのように感じているのか
対話を通して確認することで、現状を的確に把握し、効果的な対策を考えることができます。
例えば、「仕事の量的負担が高い」といっても、
・会社全体、あるいは特定の組織だけ残業時間が多い
・組織を階層別見たとき、特定の階層（例えば中間管理職）に業務が集中している
・同じ部署内でも、特定の従業員に仕事の量が偏っている
・取引先の要求が高く、業務量が増えてしまう
など様々な状況が考えられますが、状況が異なれば必要な対策もそれに応じて変わってきます。だからこそ「実際の職場で何が起きているのか」従業員から直接話を聞くことが大切であると言えるのです。
「従業員従業員との対話の場面がない」「具体的にどうしたらよいか分からない」という方のために方法をいくつかの方法をご紹介します。
衛生委員会など既存の仕組みを活用して従業員との対話を行うことも有効です。衛生委員会は会社と従業員が対話をすることができる貴重な機会です。
例えば衛生委員会の場で、個別に発生した過重労働の状況や、部署ごとの総労働時間を毎月モニタリングするといった方法があります。形式的な報告だけで終わらせずに、会社の現状について皆で話し合い、どうしたら会社がより良くなるのかを皆で考える場として衛生委員会を活用しましょう。
産業医や保健師・心理士などの専門職や、専門知識のあるコンサルタントといった外部の人や第三者が入ることで、組織改善のサポートのための、対話のきっかけ作りを行うことができます。たとえば、ストレスチェックの集団分析結果のフィードバックの延長で職場環境改善のために従業員と会社の間に入って対話を進めたり、ファシリテーターとして、より従業員との対話がスムーズに進行するよう支援してもらうこともできるでしょう。
従業員本人の同意があることが条件ですが、高ストレス者に対する医師による面接指導では産業医・専門職を通じて従業員の状況を知る機会になります。また、第三者が管理職や従業員一人ひとりに個別のヒアリングを行う方法もあります。
しかし第三者が間に入った場合でも、実際の組織改善は、組織にいるメンバーが主体的に行う必要があることを忘れないでください。
従業員と対話をするときにはつい課題ばかりに目が行きがちですが、良好事例も同様に注目する必要があります。
たとえば、「仕事の量的負担が高いけれども、上司がよく声をかけてくれるのでストレスは感じていない」「仕事量は多いがメンバー同士で助け合える雰囲気があるので働きやすい」というようなポジティブな意見を他の組織に対しても良好事例として共有できると良いでしょう。そうすることで、単純に「量的負担が高い＝悪い」となるのではなく、例えば「効果的なのは労働時間よりも職場の人間関係かもしれない」など、組織改善の具体的な打ち手を考えるヒントになります。
職場の現状を正確に把握することができたら、次のステップは具体的な対策を検討することです。
ここでは職場でよくある課題の例と、課題に応じた会社としてできる対策をそれぞれご説明します。
近年の働き方改革によって、以前よりも月間の総労働時間傾向は減少傾向にあります。
一方で会社の組織風土として「残業が美徳」になっている組織も依然として存在し、会社のビジネスモデルによっては労働時間の削減が難しいこともあるでしょう。
社内全体で長時間労働が課題となっているケースでは、【社内の組織風土の改善】【従業員との対話】【制度の充実】という３つの観点で対策を行うことが有効です。
社内の組織風土を改善するには、経営陣の理解と協力が不可欠です。まず、経営層が過重労働が実際に起きている状況を認識し、それを改善するという明確な意思を示す必要があります。そのためには、すでに述べたように、現場で働く従業員の率直な意見をしっかりと聞くことが重要です。
経営陣が現状を正確に把握し、「従業員の心身の健康を守るために、過重労働をなくす」という方針を社内外に伝えることで、現場の管理職や従業員の意識も徐々に変わり、良い組織風土が作られていきます。
また、意識を変えるだけでなく、「具体的にどうすれば過重労働を防げるのか」を話し合うことも大切です。
例えば、
・業務の一部を外部に委託する
・必要のない会議や報告書、承認手続きを見直す
・業務を効率化できるツールを導入することを検討する
といった項目について、経営層と従業員が話し合い、実際の業務量を減らすための取り組みを行うことが有効です。
有給休暇の取得を促すだけでは不十分なこともありますので、実際の有給取得率をみながら対策を進めていきましょう。
例えば組織ごとの有給休暇消化率を定期的にモニタリングして、社内全体で取得を促進する風土づくりや、管理者が率先して有給休暇を取得することで、従業員が休暇を申請しやすい雰囲気をつくることも大切です。
日々の業務量に合わせて、柔軟な働き方ができるようにすることも効果的です。
柔軟な働き方の代表例として「フレックスタイム制度」があります。フレックスタイム制度とは、一定の期間についてあらかじめ定めた労働時間の範囲内で、従業員が自ら毎日の始業・終業時刻を決めることのできる制度です。フレックスタイム制度を導入することで、終業時間が遅くなったら別の日の終業時間を早くすることで、月の総労働時間を抑えることができると共に、従業員のプライベートの時間や休息時間を確保することができます。
「勤務間インターバル」制度とは、1日の勤務終了後翌日の出社までの間に、一定時間以上の休息時間（インターバル）を設けることで、生活時間や睡眠時間を確保するものです。勤務間インターバル制度の導入は企業の努力義務とされています。
ストレスチェックの実施時期が部署特有の繁忙期（たとえば株主総会や決算、その他イベント等）と重なっている場合、特定の組織で仕事の量的負担が高くなる傾向があります。また、何かプロジェクトを抱えている場合は、そのプロジェクトの佳境であった可能性もあります。
そこで、この状況が一時的なものであるのか、あるいは毎年同じ傾向であるのかを見定めることも大切です。
さらに、毎年特定の部署の仕事の量的負担が高いということであれば、イベント等による時期的な問題であるのか、それとも恒常的に発生しているのかを見極めます。
時期的な問題で量的負担が高いということであれば、特定のイベントの一部を外部に委託する、特定の時期だけ他部署からの応援を要請する、といった方法があります。
恒常的に仕事の量的負担が高いようであれば、人員配置の見直しなど、組織体制の見直しが必要になることもあります。
・「量的負担が高い」と回答している従業員を分析すると、チームリーダー層が他の階層より明らかに多かった
・従業員に話を聞いてみると、「課長職に負担が集中しているようだ」という意見が多かった
このような課題も実際の現場でよくある事例です。特定の役職や階層に業務量が集中している場合の対策については、以下のような方法があります。
一般的に、中間管理職は仕事の量的負担が高い傾向にあるとされています。中間管理職は部下の管理をしながら、自分自身もプレイヤーであるケースも多く、必然的に業務量が多くなりがちです。
管理者自身が自身のストレスに適切に対処することができ、部下を適切にサポートできるようになることで、良好な職場環境が形成されますが、特に管理職になってから間もない人は、目標達成へのプレッシャーや部下の管理やサポートなどに対し、悩みを持つことも多いでしょう。そのため、中間管理職や新任管理職に向けて、上位管理職との1on1を通して、何か困っていることはないか、自身の心身の健康状態で不安な点はないかを確認をしたり、EAPなど外部のカウンセリングサービスや医療職、心理職など専門職を活用することで、本音を吐き出せる場を設けることも大切です。
また、自身のストレスに適切に対処するためのセルフケアセミナーの開催や、部下のサポートを適切に行うための知識を身につけるラインケア研修など、管理職をする上で必要な知識の学びの機会を設けることも、管理者の不安を軽減に繋がります。管理者の負担を軽減し、管理者自身が心身共に健康で働くことが、良好な職場環境につながります。。
チームリーダーに仕事量が偏っている場合はサブリーダーを置いたり、業務量に対し従事する従業員の人数が明らかに少ない場合は人員を投入したりするのが有効です。また、上位管理職にも相談して協力を依頼することで、必要に応じて現場のサポートに入ってもらうのも良いでしょう。
例えば、課長層に負担が集中している場合は、その上位層である部長職や事業部長にも支援を求めることで、組織全体で負荷の高い階層へのサポートを強化することができます。
まずはタスクの整理を行い、誰がどのようなタスクを抱えているのか把握する必要があります。そして、それぞれの従業員の能力や強み、人事評価を考慮して、誰にどのタスクを振り分けるのか、タスクの再配分を行います。実際には、優秀な人や真面目な人に業務が偏る場合が多く、再配分も簡単ではありませんが、「その人でなければ出来ない仕事」と「他の人でも分担できる仕事」を切り分けられると、スムーズに進むことが多いようです。
さらに、週次や月次で行っているミーティングのなかで、各メンバーの進捗状況や負荷状況を確認することもおすすめです。これにより、組織のメンバーがお互いのタスク量や進捗状況を把握でき、特定の人にタスクが集中するのを防ぎ、協力して業務を進められる組織文化が構築されます。
いずれにせよ、このように「業務の負荷を見直そう」という風土や、そのための対話の場を作っていくことが継続的な改善の第一歩となります。
取引先と良好な関係を保つのはもちろんですが、自社社員の心身の健康も同様に重要です。
もし取引先の要求が高すぎたり、納期が短く即時の対応を求められたりして、仕事の量的負担が増えている場合は、上位層に相談・協力を依頼して、取引先と話し合い、調整する必要が出てくるかもしれません。
ただし、取引先との調整は慎重であるべきなのは言うまでもありません。取引先との調整や申し入れを行うときは、まずは経営層に現状を伝え、経営層の理解・協力を得た上で行うと、スムーズに進むケースが多くみられます。そのためにも、ストレスチェックの結果や集団分析の結果を、経営層が認識しておくことが重要です。
これまでお伝えしてきたように、ストレスチェックの集団分析の結果ひとつをとっても、組織の課題や会社として取り組む対策は数多くあります。
つまり、ストレスチェックの集団分析の活用方法によっては、会社全体の健康経営にもつなげることができるのです。
最後に本記事のポイントを振り返りましょう。
【仕事の量的負担が高い職場に対する職場環境改善】
この記事では、ストレスチェックの結果で「仕事の量的負担が高い」と判定された場合に、企業が取るべき具体的な対策について解説しました。
しかし前述の通り、仕事の量的負担が高いからといって、必ずしも従業員のストレス反応に直結するわけではありません。
つまり、単純に職場のストレス判定図や各設問の点数を見るだけでは、組織改善に有効な打ち手を考えることは難しいのです。
当社のストレスチェックサービス「STRESCOPE(ストレスコープ)」では、精神科産業医監修の高度な分析方法により、ストレス反応と強く関連する項目を明確にすることで、より良い職場環境の実現に向けた「次の一手」のご提案が可能です。
さらに、伴走型サービスを強みとしており、従業員との対話機会の一つである衛生委員会の立ち上げサポートをはじめ、従業員との対話のきっかけづくりもご支援いたします。
職場環境改善に本気で取り組みたい方や、ストレスチェックの結果を健康経営に活かしたいとお考えの方は、ぜひお問い合わせください。
STRESCOPE（ストレスコープ）は個人と組織の両面からストレスの原因を明らかにし、メンタル不調の予防や定着率の向上につなげていくストレスチェックサービスです。資料のご請求や詳細についてのお尋ねは下記フォームよりお気軽にご連絡ください。
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