STRESCOPE(ストレスコープ)は個人と組織の両面からストレスの原因を明らかにし、
メンタル不調の予防や定着率の向上につなげていくストレスチェックサービスです。
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ストレスチェックならストレスコープ/従業員の定着率向上へ
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「従業員数が50人を超えたので初めてストレスチェックを実施するけれど、何から始めたら良いの?」
「ストレスチェックの担当者になったが、何をどこから勉強したら良いのか分からない」
「今までなんとなくストレスチェックをすすめてきたけど、これでいいの?」
本記事をお読みの皆さまの中には、このような方もいらっしゃるのではないでしょうか。
厚生労働省からはストレスチェックの実施マニュアルが展開されていますが、200ページを超えるボリュームがあり、隅々まで読み込んで理解しながら進めることは難しいと感じる方も多いでしょう。そのような皆さまのために、本記事では「ストレスチェック丸わかりガイド」として、弊社で展開している同名のダウンロード資料の内容と、厚生労働省のマニュアルの中から重要な点を抜粋して、押さえておくべき実務のポイントをご説明します。これからストレスチェックに向けての準備を行う方は、ぜひ「ストレスチェック丸わかりガイド」をダウンロードして内容をご一読ください。
ストレスチェック丸わかりガイドの前編では、「準備編」としてストレスチェックを実施するまでのポイントをご説明してきました。続編となる本記事では、ストレスチェック実施中のポイントや、医師の面接指導、医師の面接指導後の対応に関する実務的な内容についてご説明します。前編記事とあわせてぜひご確認ください。
ストレスチェックを実施する時にまず最初に必要なことは、「従業員への周知」です。ストレスチェックの実施を周知する際は、従業員が安心してストレスチェックを受検できるように、以下のポイントを押さえて「ストレスチェックの基本方針」として周知すると良いでしょう。
従業員のなかにはストレスチェックの実施目的を十分に理解しておらず、「人事評価に影響を与えるのではないか」と不安を持つ人もいるでしょう。そのため、ストレスチェックの目的が「個々のストレスへの気づきを促すこと」および「集団分析の結果をもとに、職場環境の改善等につなげること」であることを周知し、従業員の正しい理解を得ることが大切です。
ストレスチェックでは、受検しないことや医師による面接指導に対する申出をしたことを理由とした不利益な取扱いが禁止されています。受検率向上の意味でも、「ストレスチェックにおいて労働者が不利益な取り扱いを受けることがないこと」を明記し、従業員の不安を軽減できるよう工夫しましょう。
ストレスチェックでは、受検者の個人情報を保護することが非常に大切です。ストレスチェックの結果を知ることができるのは、受検した従業員本人とストレスチェックの実施者、そして実施事務従事者のみです。さらに実施事務従事者には守秘義務が課せられています。ストレスチェックの結果は本人の同意がない限り、会社に開示されることはありません。個人情報が守られた体制でストレスチェックを実施する点については、従業員に周知すると良いでしょう。
注意:従業員の同意については、オプトアウト方式(「同意しない」を選択しなければ「同意した」とみなされる)は禁止されています。
厚生労働省も周知時の文例を示していますので、必要に応じて参考にしてみてください。
受検率が低くても、労働基準監督署から何か指導を受けたりすることはありません。とはいえ、より多くの従業員にストレスチェックを受検してもらうことは、ストレスチェックの目的からも大切なことです。
厚生労働省の調査資料では、在籍労働者のうちストレスチェックを受けた従業員は約8割であったことが分かっていますので、8割程度の受検率をひとつの目安にしてみると良いでしょう。もちろん、必ず8割を達成する必要はありませんが、より多くの従業員にストレスチェックを受けてもらえるよう、途中で未受検者に対して受検の勧奨を行うことも有効です。一方で受検自体の強制はできませんので、その点は注意が必要です。
前述の通り、ストレスチェックの結果は個人情報であるため厳密に取り扱われることが求められますが、「受検したかどうか」については個人情報に当たらないため、人事権を持つ者が受検有無について確認すること自体は問題ありません。しかし受検の有無によって、決して従業員に不利益があってはなりません。そのため受検有無の情報についても、誰が何の目的で確認するのか、事前に整理しておくと良いでしょう。
ストレスチェックの結果通知は、実施者から受検者に直接「遅滞なく」通知されなければなりません。「遅滞なく」という言葉を聞くと、「一体何日なの?」と思う方も少なくないですが、「明確に何日以内に」という定義はありません。一方で、一般的には実施者(医師等)の判定から2〜4週間以内に対応することが目安だと言われています。
高ストレスに該当した従業員に対しては、医師による面接指導が受けられるよう、面談の勧奨を行います。医師からの面接指導は、面談勧奨の案内をもとに、従業員からの申し出に基づく形で行われます。
面接指導についても受検と同様、強制することはできませんので注意しましょう。
面談の勧奨は、多くの場合実施事務従事者から行います。従業員からの面談希望の有無を記録に残しておくという意味でも、社内メール等を活用して従業員とのやり取りを記録しておくと良いでしょう。
従業員から面接指導の希望があった時点で、従業員が自身のストレスチェックの結果について、会社へ開示することに同意したとみなされます。後のトラブルを防ぐためにも、面談勧奨の際、開示に同意したとされる点についても明記しておくとよいでしょう。
会社は、従業員から「面接指導の申し出があってから1か月以内に」面接指導を受けることができるように、また面接指導の結果就業上の配慮が必要になった場合はその後の対応が適切に行われるよう配慮しなければなりません。産業医の選任義務のある会社では多くの場合、産業医が面接指導を担当します。産業医の選任義務がない会社や、その他理由で産業医が面接指導を十分に行うことができない場合は、事業所管轄地域の地域産業保健センターに問い合わせたり、ストレスチェックの実施を外部機関に委託している場合は、委託先に問い合わせをしてみるのも良いでしょう。
常勤の産業医や長年事業場を担当している産業医であれば、会社全体を十分に把握することができますが、多くの場合、対象従業員の職場に対する理解が十分でないことがあります。面接指導は約30分前後といった限られた時間内で行われることが多いため、医師が様々な判断をするために必要な情報を予め収集しておき、医師に報告した上で面接指導を行うとよいでしょう。以下に具体例を示しますが、もちろんこれらの内容を全て網羅する必要はなく、面談のなかで医師が直接確認するものも含まれます。例えば一部を事前に従業員や管理者に記入を依頼し、面談前までに提出を依頼するなど、面談を担当する医師と相談した上で、以下の様式を活用できるとよいでしょう。
・労働時間等に関するチェックリスト
・労働者の疲労蓄積度自己診断チェックリスト
・心身の健康状況、生活状況の把握のためのチェックリスト
(※一部医師が直接本人に確認すべき項目あり)
ストレスチェックにおける医師の面接指導の結果については、医師から意見書が発出されます。以下は厚生労働省が示している意見書の様式例です。
【医師が作成する報告書・意見書の様式(例)】
会社は意見書の内容について遵守する必要があります。医師の意見をもとに、実際に就業上の措置を決定するのは会社ですが、例えば意見書の内容を無視して従業員の健康が障害された場合は、会社に安全配慮義務違反が問われるリスクが高まります。そのため、意見書の内容は十分に確認し、記載内容を遵守することが大切です。実施事務従事者や面接結果のフィードバックを受けた人事部が、現場の上長等とも連携して対応することが求められます。
就業上の措置としてよくある内容は、時間外労働時間、つまり残業時間の制限や時間外労働の禁止、休日出勤の禁止等があります。万が一会社の制度上実際には配慮が難しいことが意見書に記載されていた場合は、面接を実施した医師と本人と会社が再度よく話し合って、措置の内容について再検討するようにしてください。また期間を記載する欄がある通り、措置は永遠に続くものではありません。実際には就業上の措置が求められるようなケースでは、措置の期限までに再度医師が面接指導を行い、健康上問題がないことを確認してから通常勤務となるケース(要継続フォロー)が多く、就業上の措置が特に必要でないケースでは、単回でフォローが終了するケースや継続フォローが必要となるケースまで様々です。
例えば面接指導を行った結果、恒常的な過重労働が発生している、明らかなハラスメントがみられる、そのほか職場に明らかなストレッサー(ストレス要因)が認められる場合は、医師が意見を記述することがあります。可能であれば書類上のみならず口頭でも、面接指導を実施した医師から職場の状況についてフィードバックを受けることができるとなお良いでしょう。
医療機関への受診が必要と判断された場合は、会社は業務の調整等により、従業員が医療機関を受診できるように配慮することが求められます。
これまでストレスチェックの実施中のポイントや、高ストレス者への対応について詳しくご説明してきました。ストレスチェック制度においては、高ストレスとなった従業員個人への対応はもちろん、組織全体に対しては集団分析の結果を職場環境改善に活かすことが大切です。職場環境改善については別記事でも詳しくご説明していますので、ご関心のある方はぜひご一読ください。ご紹介した過去記事のほか、今後も職場環境改善にかかわる情報をお届けします。
前編:ストレスチェック集団分析の効果的な活用方法
後編:ストレスチェック集団分析の効果的な活用方法
ストレスチェック実施後の職場環境改善の実際
「今までストレスチェックや集団分析をなんとなく実施してきたが、次の一手が見つからず、どうしてもやりっぱなしになってしまう…」「集団分析の結果が、イマイチピンとこない」「今年初めてストレスチェックを実施するが、どのようなサービスを使うのが良いのか分からない」
このような方は、ぜひご相談ください。
こどもみらいのストレスチェックサービス『STRESCOPE(ストレスコープ)』では、一般的な集団分析に留まらず、従業員への皆さまへのセルフケアアドバイスの提供や、医療統計を用いた独自の集団分析を行うことで、会社/組織の課題を可視化できるサービスを提供しています。
また、医師との面接指導を効果的に実施するための「医師向けサマリー」などもご用意しています。
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